Aufzeichnungen

Rechnungseingang

Es werden alle im Buchungszeitraum eingegangenen Rechnungen gesammelt bzw. aufgelistet. Die Eingangsrechnungen von Lieferanten (Kreditoren) können mit einer eigenen Belegnummer versehen werden. Es kann auch auf die Rechnungsnummer des Lieferanten bzw. das Rechnungsdatum zurückgegriffen werden. Die Ablage der Eingangsrechnungen kann nach verschiedenen Systemen erfolgen: Nach Belegnummer, alphabetisch, nach Datum oder Fälligkeit.

Rechnungsausgang

Ausgangsrechnungen an die Kunden (Debitoren) erhalten bei Rechnungsstellung (Fakturierung) eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Analog den Eingangsrechnungen können auch die Ausgangsrechnungen nach den dort genannten verschiedenen Systemen abgelegt werden.

Sind die Rechnung bereits verbucht, so erübrigt sich die darauf folgende Abheftung hinter der Kontoauszügen bei Zahlungseingang. Es empfiehlt sich die Umheftung in einen gesonderten Ordner (z.B. "Ausgangsrechnungen"). Nicht ausgeglichene Rechnungsbeträge sind nach deren Verbuchung jederzeit aus der sog. Offenen-Posten-Buchhaltung (OPOS) ersichtlich, die den wiederkehrenden Auswertungspaketen standardmäßig beigefügt ist.